Zlepšenie systémov a procesov JEDEN RODIČ vďaka Nadácii Slovenskej Sporiteľne

Problémy jednorodičov súvisia s preťažovaním rodičov v povinnostiach, musia sami zabezpečiť výchovu, chod domácnosti, príjem pre rodinu. To, ako sa so situáciou vyrovnávajú závisí od toho ako sa do jednorodičovsta dostali. (náhle úmrtie jedného z rodičov, násilný a dramatický rozpad rodiny, alebo osamelosť od narodenia dieťaťa) a tiež od ich veku, vzdelania či podpory širšej rodiny.

Podľa dát Štatistického úradu je takmer 34% jednorodičov ohrozených chudobou. Pokiaľ nedostanú efektívnu pomoc, môžu padnúť pod jej hranicu. Ak sa v nej už ocitli, nemajú dostatok „vnútorných zdrojov“ na to, aby sa z nej dostali. Okrem chudoby sú tu prvky psychického zdravia a pohody, ktoré ak sú narušené, spôsobujú ťažkosti ako rodičom tak aj deťom.

Sme jediná organizácia, ktorá poskytuje komplexnú pomoc výhradne pre jednorodičovské rodiny. V súčasnosti poskytujeme ročný komplexný program pomoci – odborné služby, vzdelávanie, až po humanitárnu a potravinovú pomoc. Na procese zmeny v rodine spolupracuje multidisciplinárny tím špecialistov počas 12 mesiacov.

Vďaka spolupráci s Nadáciou Slovenskej Sporiteľne sme sa v roku 2022 mohli zamerať na zlepšenie pracovných procesov v dvoch projektoch zameraných na zlepšenie systémov a procesov organizácie JEDEN RODIČ.

  • Vylepšenie procesov a systému multidisciplinárnej práce v tíme JEDEN RODIČ, n.o.
  • Naučme sa plánovať a dosahovať výsledky

Podarilo sa nám dosiahnuť

  • Nastavenie pracovných procesov v multidisciplinárnom tíme a testovanie tohto procesu s cieľovou skupinou (najmä v kontexte využívania CRM a klientskej zóny).
  • Rozšírenie tohto pracovného prostredia o prvky, ktoré vzišli z reálneho testovania tak, aby sa dosiahli ešte lepšie výsledky s klientom, úsporu času či nákladov.
  • Realizovali sme centralizáciu dát a informácii v CRM systéme, elektronizáciu celého procesu od prvého kontaktu cez registráciu a žiadosť o pomoc až po presné inštrukcie všetkým zúčastneným stranám.

Nastavovanie procesov v multidisciplinárnej práci sa nám podarilo len za účasti skúsených konzultantov a spracovateľov výstupu. Bolo veľmi inovatívne a až neštandardné prepojiť mimovládny svetom a ľudí dlhodobo pracujúcich v sociálnej oblasti zo svetom procesov, zákaznickeho servisu a projektového riadenia na EU úrovni, obzvlášť so zameraním na výsledky. Samotní účastníci projektu, či už konzultanti a dobrovoľníci alebo kolegovia z organizácie sa s takýmto nastavovaním procesov stretli po prvý krát. Od stretnutia po stretnutie sa proces spolupráce tvoril. Dochádzalo k vylepšeniam po dlhých diskusiách o jednorodičoch, ich návykoch a opakujúcich sa problémoch ktoré riešia.

Hlavné výsledky projektu

  1. Zorganizovali sme stretnutie ľudí z tímu JEDEN RODIČ spolu s externými konzultantmi. Celkovo sa stretlo 10 ľudí, 6x počas mája – júla. Zo stretnutí vznikol unikátny proces smernica práce s klientom v n.o. JEDEN RODIČ.
  2. Vytvorili sme pre nás kľúčové dokumenty pre zlepšenie práce v organizácii:
    • Smernica práce s klientom JEDEN RODIČ.
    • Úprava a implementácia nových modulov práce s klientom v CRM.
    • Interná smernica práce v tíme JEDEN RODIČ.
    • Video návody pre zamestnancov JEDEN RODIČ.
    • Call skripty pre prácu s klientmi.

Vďaka týmto zmenám sme sa posunuli vo vybavovaní nových žiadostí o pomoc na 2-10 spracovaných žiadostí denne (podľa dopytov). Pred zavedením procesov sme mali 600 nevyriešených žiadostí o pomoc , po 3 mesiacoch implementácie projektu ich máme menej ako 100 čakajúcich v poradí.

Vytvorenie týchto procesov nám umožňuje okrem iného aj nastavenie presných cieľov v pláne práce a pomoci s rodinami a ich sledovanie, plnenie a záverečné vyhodnotenie.